시간은 한정돼 있고, 해야 할 일은 끝이 없습니다. 이런 상황에서 전 세계 수많은 개인과 팀이 ‘생산성 앱’을 통해 업무 효율을 높이고 있습니다. 특히 최근에는 단순 메모 앱을 넘어서 AI 기반 요약, 자동 분류, 실시간 협업 등 고도화된 기능들이 주목받고 있습니다. 이번 글에서는 2025년 현재 기준, 국내외에서 인기를 끌고 있는 생산성 앱 트렌드를 ‘메모·정리’, ‘AI 자동화’, ‘협업툴’로 나누어 살펴보며, 어떤 도구가 실제로 업무에 도움이 되는지 알아보겠습니다.
인기 메모관리 앱
예전에는 단순히 '텍스트 메모'를 저장하는 데 그쳤던 앱들이 이제는 문서, 일정, 미디어, 프로젝트 관리까지 통합할 수 있는 도구로 진화했습니다. 대표적인 앱으로는 Notion, Obsidian, Evernote, 그리고 국내의 플로우, 마인드리 등이 있습니다.
1. Notion (글로벌)
문서, 데이터베이스, 일정 관리가 하나로 통합된 워크스페이스 플랫폼입니다. 메모와 동시에 프로젝트 관리가 가능하고, 템플릿 활용이 쉬워 개인 사용자와 스타트업 모두에게 인기가 높습니다. 2024년부터 AI 기능이 기본 내장돼 요약, 재작성, 번역 등도 자동 처리됩니다.
2. Obsidian (개인지식 정리 특화)
Markdown 기반 로컬 메모 앱으로, 링크를 통한 연결형 사고(생각의 네트워크화)에 적합합니다. 고급 사용자를 중심으로 빠르게 확산 중이며, 플러그인 확장성이 뛰어나 커스터마이징이 자유롭습니다.
3. 마인드리 (국내)
시각적 마인드맵 기반의 정리 앱으로, 텍스트 외에도 이미지, 링크, 유튜브 등 다양한 자료를 연결해 생각을 구조화할 수 있습니다. 최근에는 GPT 기반 요약 기능도 추가되어 학습과 기획에 많이 활용됩니다.
이 외에도 Todoist, Things3, TimeBloc과 같은 할 일 중심 앱도 꾸준한 인기를 유지하고 있으며, 각각의 앱은 일정 중심 vs 작업 중심으로 사용자가 구분하여 선택하는 경향을 보이고 있습니다.
정리하자면, 메모/정리 앱은 단순 보관에서 ‘실행 가능한 정리’로 변화하고 있으며, 자동화와 연결성 측면에서 선택지가 넓어지고 있는 것이 2025년 트렌드의 핵심입니다.
AI 자동화 툴
최근 가장 눈에 띄는 변화는 ‘AI가 업무를 대신 정리해주는 도구’의 확산입니다. 단순 반복 업무는 물론, 문서 요약, 회의 기록, 일정 정리까지 자동화되는 흐름이 가속화되고 있습니다.
1. Mem AI
‘기억 중심 노트’로 불리는 Mem은 AI가 사용자의 생각, 메모, 일정 등을 연관 지어 자동 정리해 주는 기능이 특징입니다. 메모의 주제, 타이밍, 연관 콘텐츠까지 자동으로 연결해 주며, 생산성의 흐름을 AI가 설계해 줍니다.
2. Notion AI
2024년 말부터 기본 내장된 AI 기능으로, 문서 요약, 일정 요약, 블로그 작성 등 다양한 콘텐츠 생산에 유용합니다. 특히 콘텐츠 마케팅, UX 정리 등에서 사용자가 많이 활용하는 사례가 늘고 있습니다.
3. Grammarly GO / AI
단순 문법 교정을 넘어서 문장 생성, 요약, 톤 변경, 이메일 응답 자동화까지 가능한 문서형 AI 비서 역할을 수행합니다. 해외에서는 비즈니스 이메일 관리와 자동 응답 시스템에서 광범위하게 사용되고 있습니다.
이처럼, AI 기반 생산성 앱은 '도구'라기보다는 ‘업무를 대신 처리해 주는 조력자’로 진화하고 있으며, 그 범위는 텍스트를 넘어 음성, 이미지까지 확장되고 있습니다.
국내에서도 카카오 i, 네이버 클로바 Note, KT AI 오피스 등 자체 AI 오피스형 도구가 빠르게 등장하고 있으며, 점차 중소기업 및 프리랜서 영역으로까지 확장되는 중입니다.
협업 플랫폼
슬랙, 노션, 구글워크스페이스처럼 '협업 플랫폼'은 이제 단순 채팅·문서 공유가 아니라 ‘업무 전체를 통합 관리하는 공간’으로 발전하고 있습니다. 국내 기업도 협업툴을 중심으로 조직 문화를 빠르게 전환 중입니다.
1. 슬랙 (Slack)
단순 메신저가 아닌, 업무 프로세스 통합 커뮤니케이션 도구로 자리 잡았습니다. Zapier, Jira, Google Drive 등 다양한 앱과 연동되며, AI 기반 추천 및 자동화 기능도 계속 확장 중입니다.
2. 노션 팀스페이스
Notion의 협업 기능이 강화되어 팀 단위 문서 편집, 프로젝트 공유, 업무 템플릿 활용이 가능해졌습니다. 국내 스타트업부터 대기업까지 도입 사례가 빠르게 늘고 있습니다.
3. 플로우 (Flow)
국내에서 가장 많이 사용하는 업무 협업툴 중 하나로, 프로젝트 중심의 UI와 국문화된 UX로 강점을 지니고 있습니다. 실시간 진행 상황 공유, 댓글, 파일 공유 등 현장 중심 협업 기능에 초점이 맞춰져 있습니다.
특히 협업툴은 ‘파일 정리’나 ‘프로젝트 흐름 시각화’ 같은 기능을 중심으로 사용이 늘고 있으며, 원격근무 확산과 맞물려 기업의 핵심 플랫폼으로 자리를 잡아가고 있습니다.
중요한 점은 협업툴이 ‘채팅만 되는 도구’가 아니라, 이제는 '지식 자산을 저장하고, 생산성을 끌어올리는 플랫폼'으로 진화하고 있다는 것입니다.
국내외 생산성 앱은 단순 기능 중심 경쟁을 넘어, 사용자의 ‘업무 흐름’과 ‘행동 습관’에 맞는 구조를 제공하는 방향으로 발전하고 있습니다. 효율을 높이고 싶다면 단순히 인기 앱을 따라 쓰기보다는, 나의 작업 흐름, 팀의 협업 방식에 적합한 도구를 중심으로 선택해야 합니다.
예를 들어, 창작자가 아니라면 Obsidian의 복잡한 연결성보다는 Notion의 직관성이 더 유리할 수 있습니다. 반대로 정보를 수집하고 정리하는 리서처라면 Obsidian의 네트워크 노트 기능이 압도적으로 강력할 수 있습니다.
생산성 앱은 매년 유행이 바뀌지만, 결국 사용자 입장에서 실제로 ‘시간을 줄여주는가, 복잡한 일을 단순화해 주는가’라는 기준이 가장 중요합니다. 지금 쓰는 앱이 진짜 시간을 아껴주고 있는지, 혹은 새로운 도구로 바꾸는 것이 더 나은지를 점검해 보시기 바랍니다.
생산성은 기술이 아니라 ‘선택’에서 시작됩니다. 최신 트렌드를 이해하고, 나에게 맞는 앱을 선택해 보세요.